Идеи и советы по ведению бизнеса, бизнес-идеи

Обмен документами в электронном виде между организациями. Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать. Подключение к оператору

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

Национальный отчет о состоянии здравоохранения. Компьютеризированная система напоминаний для увеличения использования профилактической помощи для госпитализированных пациентов. Улучшенная вакцинация против гриппа и пневмококка у пациентов с ревматологией, принимающих иммунодепрессанты, с использованием электронного предупреждения о лучшей медицинской практике.

Влияние компьютерных напоминаний на вакцинацию против гриппа на заболеваемость во время эпидемий гриппа. Отсроченная обратная связь между показаниями врача и немедленными напоминаниями о профилактическом лечении. Воздействие на соответствие врача. Электронные предупреждения для предотвращения венозной тромбоэмболии среди госпитализированных пациентов. Компьютеризированная поддержка протоколов профилактики и лечения язвы. Компьютеризированное вмешательство для уменьшения использования блокаторов кальциевых каналов при гипертонии.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Напоминания врачам из интроспективной медицинской медицинской карты. Загрязняющие культуры крови и использование ресурсов. Истинные последствия ложноположительных результатов. Эффект автоматических предупреждений о повторных тестах на серологию в отделении сердечно-сосудистой хирургии: анализ временных рядов. Влияние на тестовый заказ информирования врачей об оплате амбулаторных диагностических тестов.

Компьютерное вмешательство для улучшения уместности контроля уровня противоэпилептических препаратов. Рандомизированное исследование компьютерного вмешательства для сокращения использования избыточных лабораторных тестов. В рамках различных проектов федерального правительства по организации и процедурам суда сторонам теперь предоставляется возможность представить свои материалы в суды или органы в электронной форме.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Электронными юридическими операциями являются обмен юридическими документами между органами или офисами кантона Ааргау и сторонами разбирательства или законными представителями. Юридические тексты должны быть снабжены юридически действующей электронной подписью и отправлены через безопасную платформу передачи.

Законодательством являются, например, судебные решения, официальные приказы, жалобы, возражения, уголовные обвинения. Можно принимать только электронные записи, полученные через распознанную платформу для безопасной доставки и с квалифицированной электронной подписью.

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние - нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Признанная платформа для безопасной доставки

Признанной электронной подписью в соответствии с соответствующим законодательством является квалифицированная электронная подпись, основанная на квалифицированном сертификате от признанного поставщика. Просьба обращаться непосредственно к соответствующим ведомствам и органам.

Производство по уголовному и гражданскому процессуальному праву

Совет Ааргауского уезда: Юридические услуги Правительственного совета кантона Ааргау: Юридические услуги Департамент экономики и внутренних дел: Департамент юридического департамента Образование Культура и спорт: Департамент финансов и ресурсов: Юридический департамент Департамент здравоохранения и социальных дел: Департамент строительства, транспорта и окружающей среды. Прокуратура округа Ааргау: прокурорская прокуратура Ааргау: суды. . Электронный обмен данными - это набор стандартов структуры данных для использования в электронных коммуникациях между такими организациями, как предприятия и правительства.

Способы обмена электронными документами

  • Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
  • Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта - не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
  • Другой вариант - обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.
Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Структурированные данные, называемые документами, соответствуют моделям бумажных документов, обмениваемых между этими организациями. Они автоматически обрабатываются компьютерными системами. Этот обмен информацией до использования компьютерных систем осуществлялся посредством бумажных документов. Однако, помимо того, что они неэффективны, ошибки ввода могут возникать как при создании документа, так и при вводе целевой организации.

Чтобы устранить неэффективность бумаги и человеческие опечатки, решение заключается в непосредственном подключении компьютерных систем организаций, участвующих в бизнес-транзакциях. Однако отсутствие стандарта данных для такой связи между системами приведет к необходимости адаптировать их к каждому деловому партнеру, дорогому и подверженному ошибкам выбору.

Три простых шага к ЭДО

  • подключиться к оператору;
  • приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
  • подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора

Подключение к оператору

В первую очередь, свяжитесь с оператором, обговорите стоимость и сроки подключения. Приступая к обмену, требуется подписать соглашение с оператором, часто данную процедуру называют присоединением к регламенту.

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Например, номер документа 850, Заказ на поставку, указывает товары, цены, количества, которые необходимо приобрести, и инструкции по отправке, такие как адрес. Этот документ отправляется от покупателя поставщику. В «традиционной» бумажной сделке будут обмениваться те же документы и одна и та же информация. Эти организации создают форматы документов и несут ответственность за их обновления.

Эти стандарты считаются международными. Организации, отправляющие или получающие документы, называются торговыми партнерами, партнерами. Они согласны с используемыми методами информации и передачи, указанными в документах на естественном языке, которые называются Руководством по внедрению сообщений. Эти спецификации также описывают последовательности сообщений, подлежащих обмену, и обязанности каждой из сторон.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Получить сертификат электронной подписи можно в любом аккредитованном Минкомсвязи РФ Удостоверяющем центре (Перечень аккредитованных УЦ). Часто операторы ЭДО СФ сами являются УЦ или предоставляют услуги по получению сертификатов через своих партнеров.

Согласно Федеральному закону N 63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Передача традиционно осуществляется через сеть с добавленной стоимостью. Человеческое взаимодействие, необходимое для общения по почте, факсу и встречам, считается дорогостоящим. Предположим, что пакеты для продавцов упаковывают конфеты для продажи в небольших коробках для отображения на стойке, каждый из которых содержит 24 пакета. Эти ящики счетчика упакованы в большие коробки, каждая из которых содержит 5 картонных коробок. Поставщик может по-разному интерпретировать эти данные.

Переход на электронный документооборот

Даже если в долгосрочной перспективе это изменение приведет к повышению эффективности и снижению затрат, первоначальная стоимость реализации может быть высокой. Этот электронный файл передается через Интернет в Казначейский департамент штата, в котором ваша компания зарегистрирована для предварительной проверки. Правительство утверждает, что протокол получения.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Визуальную версию этого файла можно создать с помощью, которую можно отправить или распечатать. Независимо от размера, компании, которые выполняют одну из необходимых экономических операций, должны получить электронный счет-фактуру. Электронный счет-фактура - это цифровой документ, созданный для замены счетов-фактур моделей 1 и 1А. Концепция электронного счета-фактуры: цифровой документ, выпущенный и хранящийся в электронном виде. Эта функция предназначена для регистрации в целях сбора и инспекции налогов с целью документирования в налоговых целях движения товаров или услуг, оказываемых компанией.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью .

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) - это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Его юридическая сила гарантируется цифровой подписью отправителя и Разрешением на использование, предоставляемым налоговым управлением, до возникновения генерирующего события. Вы можете сохранить текущую нумерацию заметок вашей компании или начать новую, если это первый биллинг. Выдача счетов-фактур на продукт интегрируется с регистрационными данными вашей компании, продуктами и продажами, которые вы хотите оплатить. Таким образом, необходимо зарегистрировать каждый продукт и заказ на продажу.

Если вы хотите узнать больше об этом, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как выпускать электронные заметки. Налог на потребительские товары Примечание: эта заметка используется для продажи продуктов. Когда ваша деятельность - торговля или промышленность, вы должны.

Подключение контрагентов

Определенно, обмениваться электронными документами вы сможете только с теми контрагентами, которые уже подключены к сервису обмена. Аналогично с социальными сетями: не имеет смысла регистрироваться, если там нет друзей. Однако вслед за вашей компанией на эксперимент могут пойти и остальные. Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов.

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент - вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент - к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Какие налоги следует разделить на электронный счет-фактуру?

В некоторых штатах этот шаг можно сделать онлайн через онлайн-приложение. 2º - Сохраните все документы о покупках товаров, совершенных вашей компанией. Они вместе с налоговым накладным должны быть привязаны к ежемесячному отчету о выставлении счетов. Он оплачивается отдельно государством и фокусируется на каждом его покрытии, а не на кумулятивном. Кофины: это вклад в финансирование социального обеспечения, выплачиваемый только юридическими лицами. Любой продукт, каким бы «промышленным» он ни казался, не попадает в эту категорию, если только он не является сырьем без каких-либо изменений. Он может составлять до 18% от стоимости продукта. . Каждый налог имеет определенные правила и падает с определенными ставками по каждому типу товара или товара - в дополнение к вариациям по штату.

Первый вариант - работа с несколькими операторами . Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант - вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Сравним бумажные и электронные документы

Данф может быть напечатан и содержит основные данные фискального документа, используемые главным образом для обращения товаров. Он не заменяет электронный счет-фактуру, но облегчает доступ к вашим данным. Налоговый купон - это налоговый документ, который формализует продажу продукта в определенных условиях, таких как розничные покупки и другие виды торговли. Он заменяет счет-фактуру для продажи потребителю, когда он выдается конкретным принтером. Как правило, этот документ легко распознать и идентифицировать, поскольку он имеет имя в верхней части формы.

Вместо заключения

Подведем небольшой итог: что нужно вам, как бухгалтеру, знать о том, как приступить к обмену электронными документами с контрагентами? Во-первых, юридическую силу документу обеспечивает усиленная квалифицированная ЭП. Во-вторых, оператор ЭДО СФ гарантирует быструю доставку и целостность электронного документа. В-третьих, для того чтобы начать обмен через оператора достаточно присоединиться к регламенту, а также приобрести сертификат электронной подписи и средство криптографической защиты. Решение остальных вопросов фактически ложится «на плечи» операторов.

В следующем выпуске

Во второй главе «Бухгалтер и электронный документ» вы узнаете, где еще можно использовать ЭП, как отличить все три ЭП друг от друга. Мы подробнее рассмотрим механизм подписания, выясним, какой электронный документ признается юридически сильным. Также вы узнаете, где и как хранить электронные документы с сохранением их юридической силы.

В конце ноября создатели системы для обмена электронными юридически значимыми документами « » провели на портале «Бухгалтерия Онлайн» конкурс, посвященный электронному документообороту. На все 15 вопросов конкурса правильно не смог ответить ни один из четырехсот его участников. Организаторы конкурса проанализировали все полученные ответы, и теперь предлагают разобраться с вопросами, вызвавшими у бухгалтеров наибольшие затруднения.

В случае компаний, которые используют купон с поддержкой программного обеспечения, по закону законом, эта программа устанавливается на компьютер или терминал. Поле будет обязательным с 1 июля. Первоначально ожидается, что изменение начнется в апреле, но отсрочка была установлена ​​в марте. Крайний срок был отложен дважды.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Они являются необязательными полями заполнения для большинства предприятий. Выберите те, которые применяются лучше всего. Это изменение относится только к электронному счету для продукта определенных видов товаров. Автозапчасти Алкогольные напитки, кроме пива и разливного пива Пиво, разливное пиво, безалкогольные напитки, вода и другие напитки Сигареты и другие табачные изделия Цемент Топливо и смазки Электроэнергия Инструменты Лампы, стартеры и аналогичные материалы Строительные материалы и чистящие средства Электроматериалы Медикаменты человеческие и другие фармацевтические продукты для человеческого или ветеринарного использования Бумажные пластмассы Пневматика, пробки и резиновые протекторы Пищевые продукты Керамические изделия Канцелярские товары Парфюмерные и косметические средства для ухода за кожей Электроника, электроника и бытовая техника Корм ​​для животных Мороженое и препараты для производства мороженого в машинах Краски и лаки Автомобильные транспортные средства Автомобили с двумя и тремя колесами Стекла Продажа товаров по системе «от двери до двери». Вы также должны убедиться, что программное обеспечение, используемое вашей компанией для оформления счетов-фактур, соответствует новому требованию.

Вводная информация

После того, как в мае нынешнего года стал возможным обмен электронными счетами-фактурами, многие крупные российские компании начали переход на электронный документооборот (ЭДО). Соответственно, чтобы иметь шанс сотрудничать с лидерами бизнеса, их потенциальные контрагенты должны ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей ЭДО. Сегодня мы поможем бухгалтерам разобраться со сложными вопросами, которые возникают при изучении правил обмена электронными документами.

Формирование и выставление электронного счета-фактуры

Наибольшие трудности возникают при ответе на вопрос о способе отправки электронного счета-фактуры. Так, 80% участников конкурса считают, что электронный счет-фактуру можно направить контрагенту по электронной почте. Однако это не так.

Хранение электронных документов

Приблизительно половина участников конкурса до сих пор считает, что для хранения электронных документов их необходимо распечатывать. Однако Федеральный закон об архивном деле гласит: «архивный документ — материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства». Таким образом, законодательством не предусмотрено обязательное требование создавать бумажную копию электронного документа и хранить документ именно в бумажном виде.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

Гораздо меньше вопросов вызвал практический порядок обмена электронными счетами-фактурами. Возможно, это объясняется тем, что порядок закреплен отдельным документом (приказ Минфина России от 25.04.11 № 50н) и исключает какие-либо неоднозначные трактовки. На вопросы о том, как исправлять ошибки в счетах-фактурах, что считать датой получения электронного документа, и можно ли подписать электронный счет-фактуру только электронной подписью руководителя или иного уполномоченного на это приказом лица, правильно ответили 49%, 54% и 63% участников конкурса.

Форматы для электронных документов

Больше половины участников (58%) знают, для каких документов ФНС уже разработала обязательные или рекомендованные XML-форматы. Напомним, что приказом ФНС России от 05.03.12 № ММВ-7-6/ были утверждены обязательные форматы для счета-фактуры, корректировочного счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и книг покупок и продаж, а также для дополнительных листов этих книг (см. « »). А приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/ утвердил рекомендуемые форматы для товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг) (см. « »). Заметим, что документы, переданные в таких форматах, могут быть отправлены в ИФНС для проверки через в том виде, в каком они были получены от контрагента. То есть без перевода документа в скан-образ.

Журнал учета счетов-фактур и книга покупок

Как вести книгу покупок и журналы учета счетов-фактур при наличии электронных документов знают 94% и 74% участников соответственно. Форма книги покупок и правила ее ведения закреплены в Приложении № 4 к постановлению № 1137, а форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и правила его ведения — в Приложении № 3 к тому же постановлению.

В соответствии с пунктом 2 Приложения № 4 в книге покупок подлежат регистрации в едином порядке счета-фактуры, полученные как в бумажном, так и в электронном виде. А в соответствии с пунктом 3 Приложения № 3 счета-фактуры, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, регистрируются в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате выставления. Полученные счета-фактуры, как бумажные, так и электронные, — в части 2 журнала по дате их получения. При этом согласно форме журнала и правилам его заполнения, на способ выставления счета-фактуры указывает значение в графе 3: значение 1 указывает на составление документа на бумажном носителе, а значение 2 — на составление в электронном виде.

Работа в системе для отправки электронных документов

Работа с электронными документами на практике оказывается намного проще, чем в теории. Несмотря на обилие сложностей в законодательстве, регулирующем электронный документооборот, большинство неоднозначных теоретических вопросов решаются и автоматизируются на уровне . Так, в системах операторов ЭДО автоматически происходит контроль за правильностью заполнения реквизитов электронных документов и за формированием всех технологических документов, а порядок исправления счета-фактуры на первый взгляд ничем не отличается от аналогичных действий с бумажным документом. Скорее всего, именно поэтому участникам опроса легче всего далось выполнение практических заданий по работе в системе ЭДО. С такими заданиями справились более 75% участников.

Материал подготовлен специалистами системы для обмена юридически значимыми документами в электронном виде «Диадок» на основе результатов конкурса « ».