Идеи и советы по ведению бизнеса, бизнес-идеи

Правильное внесение записи в трудовую книжку. Как хранятся трудовые книжки и бланки для них. Дубликат трудовой книжки

Оформление трудовой книжки при приеме на работу: общие положения

Трудовым кодексом РФ обязанность вести трудовые возложена на организацию или ИП, у которых граждане трудятся по основному месту работы. Есть 2 нормативных документа в данной сфере:

  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила);
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

При приеме на работу новых сотрудников нужно соблюсти определенную последовательность и сроки действий (ст. 68 ТК РФ):

  1. Подписать с новым сотрудником договор.
  2. Издать приказ о приеме (на основании договора) не позднее чем в 1-й день работы, ознакомить с ним сотрудника в пределах 3 дней от начала работы.
  3. Внести на основании приказа запись в трудовую книжку (абз. 3 п. 3.1 Инструкции). Сделать это нужно не позднее 1 недели со дня начала работы (п. 10 Правил). С учетом ст. 66 ТК РФ целесообразно заполнить трудовую на 6-7-й день от 1-го рабочего дня.

Технические требования к заполнению трудовой книжки

Любые записи вносятся в трудовую с учетом требований пп. 1.1 и 1.2 Инструкции. Основные из них следующие:

  • Требование к типу ручки. Разрешается пользоваться гелевой, а также шариковой и даже перьевой ручкой.
  • Требование к цвету записей. Допускаются синие, черные или фиолетовые световодостойкие чернила/паста. Это необходимо, чтобы избежать утраты сведений из трудовой под воздействием влаги, света и т. п.
  • Требования к уточнениям, корректировке. В разделах, где приводятся сведения о работе и награждениях, зачеркивать что-либо запрещается (сначала надо под следующим порядковым номером внести запись, отменяющую ошибочную, и только потом под очередным номером внести исправляющую). А вот на титульном листе зачеркнуть неверные Ф.И.О. или дату рождения, если они в дальнейшем изменились, можно. При этом рядом нужно вписать новые сведения, а ссылку на обосновывающий документ сделать в порядке п. 2.3 Инструкции.
  • Запрет на сокращения.
  • Требование об аккуратности. Под ней подразумевается в том числе ясность почерка, а значит, однозначность прочтения и недопустимость неверной интерпретации.

Порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Инструкцией установлены требования к заполнению раздела о работе при устройстве сотрудника:

  • В графе 3 пишется полное наименование работодателя (для индивидуального предпринимателя — полностью Ф.И.О.). Если в учредительных документах есть сокращенное название, оно тоже указывается, чаще в скобках (п. 3.1 Инструкции).
  • На следующей строке в графу 1 вносится номер записи. Порядок записей нарушать нельзя.
  • В графе 2 на той же строке (на уровне номера) указывается дата приема — это 1-й день сотрудника на работе (нельзя путать его с датой издания приказа). Запись делается арабскими цифрами (число и месяц — по 2 цифры, год — 4).
  • На той же строке (на уровне номера записи и даты) в графу 3 вносится запись о приеме: указывается должность сотрудника по штатному расписанию, подразделение, если оно упоминается в трудовом договоре (п. 3.1 Инструкции). Если профессия влечет наличие льгот, компенсаций, ограничений, ее название должно звучать так же, как в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).
  • В графе 4 на той же строке (на уровне номера, даты, записи о приеме) приводится основание трудоустройства, чаще всего номер и дата приказа.

Печать и подпись работодателя на запись о приеме не ставятся (п. 3.1 Инструкции). Так удостоверяются только записи о прекращении трудовых отношений (п. 35 Правил), при этом печать ставится при ее наличии у работодателя.

Оформление трудовой при приеме на работу впервые или при ее утрате

Если работник трудоустраивается впервые, работодатель обязан оформить ему новую трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Запись о приеме делается в порядке, аналогичном описанному в предыдущем разделе. Дополнительно нужно заполнить информацию о владельце трудовой.

Если работающий сотрудник заявил об утере или порче трудовой, ему тоже нужно оформить новую. Но перед этим он должен подать заявление и объяснить отсутствие у него книжки (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Трудовые книжки граждан стран — бывших республик СССР применяются, если они соответствуют действующим в РФ формам (действительны трудовые по форме 1974 и 2004 годов). Так, в Беларуси используется форма 1974 года, соответственно, гражданину этой страны заводить новую книжку в России не нужно. Напротив, украинские трудовые по форме, принятой в суверенном государстве, в РФ неприменимы, и гражданину Украины потребуется оформить российскую трудовую книжку (письмо Роструда от 15.06.2005 № 908-6-1).

ВАЖНО! Согласно п. 8 Правил новую трудовую книжку нужно оформить не позднее 1 недели со дня приема работника.

Правила заполнения титульного листа трудовой

Инструкцией установлен порядок заполнения сведений о работнике на титульном листе трудовой книжки:

  • Личные данные (Ф.И.О., дата рождения) вносятся, как правило, из паспорта в точном соответствии с ним. Сокращать, изменять их нельзя (абз. 2 п. 2.1 Инструкции).
  • Записи об уровне образования, профессии, специальности делаются на основании документов об образовании в точном соответствии с ними (абз. 3-5 п. 2.1 Инструкции).
  • Указывается дата заполнения трудовой книжки, при этом месяц пишется прописью (исходя из формы строки). Поскольку срок для оформления книжки составляет 1 неделю с начала работы, дата оформления должна быть позднее даты приема, но не более чем на 7 дней. Дата на титульном листе может отличаться от дня начала работы, что вполне допустимо.
  • Обязательна подпись владельца трудовой на титульном листе для подтверждения внесенных данных (п. 8 Правил).
  • Лицо, заполнившее трудовую книжку, обязано поставить свою подпись и печать работодателя (при наличии). Оно должно быть назначено приказом и нести ответственность за трудовые книжки работников (п. 45 Правил). Часто это работник отдела кадров, но может быть и иное лицо (например, бухгалтер), в т. ч. руководитель.

Особенности заполнения трудовой при приеме в отдельных случаях

Необходимо упомянуть о наиболее часто встречающихся особенностях оформления приема работников и внесения таких записей в трудовые книжки:

  • Согласно п. 20 Правил и абз. 7 п. 3.1 Инструкции, если работник изъявил желание и принес подтверждающие документы, наниматель на основном месте работы вносит в трудовую запись о работе сотрудника по совместительству, проставив следующий номер в сведениях о работе. При этом наименование работодателя отдельным заголовком указывать не нужно.
  • В силу п. 6.1 Инструкции, если сотрудник принят посредством перевода от другого работодателя, указание об этом делается в графе 3 сведений о работе.
  • При оформлении приема руководителя организации некоторые кадровики указывают в графе 4 реквизиты решения собственников (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ), хотя на практике встречается и ссылка на приказ о приеме, который составляется на основании решения и только после издания которого директор считается трудоустроенным.

Таким образом, заполнение трудовой книжки с точки зрения сроков и порядка внесения записей строго регламентировано подзаконными актами. По спорным вопросам, не отраженным в Инструкции и Правилах, можно получить консультацию Роструда или воспользоваться советом, данным ранее в одном из писем ведомства.

С получения трудовой книжки от работника начинается ее движение внутри организации. Существуют четко регламентированные процедуры оформления новой трудовой книжки и порядка ведения трудовых книжек уже по работавших сотрудников. В нашей статье мы подробно остановимся на всех этапах работы с трудовыми и расскажем о возможных подводных камнях.

Из этой статьи вы узнаете:

Основанием для заведения лицу, поступающему на работу, новой трудовой книжки, в связи с утратой прежней, будет?

  • А. Устная просьба кандидата;
  • Б. Письменное заявление кандидата с указанием причины ее отсутствия;
  • В. Письменное распоряжение работодателя о заведении работнику трудовой.

Особенности оформления трудовой книжки впервые

Трудовое законодательство не обязывает работника подтверждать письменно, что данный документ у него действительно отсутствует. А также писать какие-либо заявления об этом, в случае если он устраивается впервые. Данный документ предусмотрено в ст. 65 ТК РФ лишь в случае отсутствия у трудоустройстве трудовой в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине.

При заполнении должны быть внесены:

  1. Фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  2. Образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на место, требующее специальных знаний или специальной подготовки).

Информация о работнике, указываемые на первой странице () трудовых, заполняются в соответствии с требованиями п. 2.1 Инструкции.

Запись на первой странице (титульном листе) о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании:

После окончания работником учебного заведения на основании соответствующего документа о его окончании в трудовую работника следует внести изменения. Этого требует п. 2.4 Инструкции. Согласно этому пункту изменение на первой странице (титульном листе) о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся сведений. При этом следует отметить, что внесенная информация об образовании не зачеркиваются.

Очень часто применительно к рассматриваемой ситуации можно встретить данные о том, что до поступления работник стажа не имел. Между тем, законодательство не предусматривает внесение в документ такого рода формулировок.

Где работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладышей в нее?

  • А. В приходно-расходной книге по учету бланков ;
  • Б. В приходно-кассовой книге по учету бланков трудовой книжки;
  • В. В приходно-расходной смете по учету бланков трудовой книжки.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Бланки трудовой книжки и вкладыш

Также необходимо учитывать, что в соответствии с режимом обеспечения работодателей бланками трудовой и вкладыша, утв. приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н . Изготовление бланков осуществляется Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединением "Гознак". Работодатель может приобретать их у распространителей, отвечающих требованиям Объединения "Гознак".

Доставка работодателям бланков осуществляется службами доставки защищенной полиграфической продукции. Либо осуществляется работодателем самостоятельно со склада Объединения "Гознак" или распространителя, либо иным способом по соглашению сторон в соответствии с законодательством РФ.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вести их учет в приходно-расходной книге. В этой книге отражаются только данные по новым бланкам. Бланк книги имеет графу, в которой необходимо указать, от кого получен бланк;

Исправить ошибочную или неточную запись в трудовой книжке может?

  • А. Как работодатель, сделавший ошибочную или неточную формулировку, так и работодатель по новому месту;
  • Б. Только работодатель, сделавший ошибочную или неточную формулировку;
  • В. Только работодатель по новому месту.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Титульный лист трудовой книжки

Трудовая книжка - личный документ работника. А вот оформляют его и вносят важнейшую информацию на первую страницу совершенно посторонние люди. И хорошо, если сотрудник отдела кадров за свою жизнь уже сотню таких документов завел… Впрочем, ошибаются даже опытные и ответственные работники.

Приобретенные работодателем бланки и вкладыши учитываются и хранятся не у сотрудника, отвечающего за ведение трудовых книжек, а в бухгалтерии. В этом же подразделении ведется приходно-расходная книга по учету бланков (п. 41 Правил).

Читайте также:

Так как бланки являются документами строгой отчетности, определен в т. ч. и последовательность их выдачи лицу, ответственному за заполнение книжек (п. 42 Правил). Бланки выдаются по заявлению ответственного лица при возникновении необходимости, в нашей ситуации - для заполнения бланка взамен испорченного при трудоустройстве лица, не имеющего трудовой.

Шаг 3. Включение информации об испорченном бланке в отчет

В конце каждого месяца вы обязаны представлять в бухгалтерию отчет о наличии бланков книжки и вкладыша в нее (п. 42 Правил). Бланк такого отчета устанавливается работодателем по своему усмотрению.

Ошибка на титульном листе допущена иным работодателем

Ситуация 2 . Вы обнаружили ошибку на титульном листе.

Как мы уже выяснили, исправить такую невозможно. Предполагается, что подобная ситуация не может возникнуть в принципе, раз испорченный бланк должен быть уничтожен.

Но в жизни работники нередко предъявляют давно оформленные трудовые с ошибкой в титульном листе. Посмотрим, что в этих случаях делают на практике.

По понятным причинам идеального варианта действий, к сожалению, не существует. Общий недостаток любого из предложенных способов - отсутствие правового регулирования, а порой и намеренное нарушение (хоть и в интересах работника) предписаний нормативных актов.

Читайте также:

Вариант 1. Исправить ошибки тем же способом, который предусмотрен для изменения информации.

Для этого одной чертой зачеркивается прежняя и вносятся новые данные. Ссылку на соответствующий документ работника (паспорт) с указанием серии, номера и даты выдачи дают на внутренней стороне обложки, заверяя личной подписью и печатью (при ее наличии).

Но еще раз отметим: такая последовательность исправления не предусмотрена нормативными актами, и в этом случае кадровики действуют на свой страх и риск.

Вариант 2. Оформить дубликат.

Дубликат оформляется по последнему месту. Если сотрудник согласится обратиться за дубликатом к предыдущему работодателю, то сделать это нужно до того, как вы примете от него бланк. Работнику придется сказать, что он ее, например, потерял. И произвести процедуру выдачи дубликата при утере.

Пример оформления дубликата лицу, утратившему трудовую книжку

Если ошибка в титульном листе была обнаружена уже в процессе труда сотрудника в вашей компании или вы готовы возложить на себя ответственность, то можете оформить дубликат. Иногда ведь трудовые «приходят в негодность»…

Недостатки этого способа очевидны: реальных оснований для выписывания дубликата нет. В действительности она не утеряна, не испорчена. Но, возможно, цель оправдывает средства. Преимущества, впрочем, тоже налицо: сотрудник получает надлежащим образом оформленный дубликат документа - без ошибок в титульном листе.

Вариант 3. Оформить работнику новый бланк.

Иногда стаж, который можно подтвердить книжкой, настолько незначителен, что ее владелец соглашается и на такой вариант - написать заявление, что утеряна. И кадровик оформляет ему новый документ, без ошибок.

Вариант 4 . Ничего не исправлять, но предупредить работника о возможных проблемах при назначении пенсии.

Выбрав этот вариант, вы ничего не исправляете в титульном листе, не предпринимаете других прямо не предусмотренных законом действий, но объясняете работнику, что в будущем у него могут возникнуть проблемы с назначением пенсии.

Самое важное, что, на наш взгляд, вам следует помнить.

При выписывании документа особенно внимательно заполняйте информацию на первой (титульной) странице. Убедитесь, что работник, прежде чем поставить подпись, их внимательно проверил.

Если вы допустили ошибку при заполнении титульного листа, уничтожайте испорченный бланк.

При обнаружении чужих недочетов обратите внимание работника на ошибки, которые могут помешать подтверждению трудового стажа. Вопрос о принадлежности книжки нередко может быть решен только судом.

В какой срок работодатель должен внести в трудовую книжку сотрудника запись о выполняемой работе?

  • А. В день приема;
  • Б. Не позднее пяти дней с момента выхода;
  • В. Не позднее недельного срока со дня выхода.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Запись при приеме на работу

Внося данные о выходе на место, надо учесть: она заполняется впервые или продолжается после поступления владельца на новое место.

При заполнении раздела "Сведения о работе" впервые необходимо обратить внимание на следующие замечания:

  1. если до поступления на должность впервые работник проходил военную службу, а также службу в органах внутренних дел, в Государственной противопожарной службе МЧС России, в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах, то при первичном заполнении раздела книжки "Сведения о работе" сначала вносятся данные о службе, а затем о трудоустройстве (подпункт "а" п. 21 Правил);
  2. не следует вносить часто встречающуюся в практике, но не предусмотренную ни Правилами, ни Инструкцией фразу "Стажа до поступления на работу не имел".

Данные о выходе вносятся с соблюдением следующих пунктов.

Правила заполнения трудовой при приеме на работу

Отдельной строкой в виде заголовка в графе 3 раздела "Сведения о работе"должен быть назван работодатель, с которым работник заключил договор о сотрудничестве.

1. Если работодатель - юридическое лицо, то указывается наименование организации (предприятия). Требования к реквизиту документов "Наименование организации"содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"(п. 3.8). Представляется целесообразным руководствоваться этими требованиями при внесении данного реквизита в :

  • наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;
  • наименование организации должно быть указано полностью;
  • при наличии в учредительных документах организации сокращенного наименования оно приводится в скобках ниже полного наименования или за ним.

Если работодатель является физическим лицом - индивидуальным предпринимателем, то указываются его фамилия, имя и отчество.

2. Под заголовком - наименованием работодателя (без пропуска строки) в графе 1 ставится порядковый номер вносимой информации (без добавления 0 для номеров с 1 по 9).

3. В графу 2 вносится дата выхода т. е. дата первого дня, а не дата внесения информации о труде в бланк. Следует заметить, что многих начинающих кадровиков "смущает" несоответствие дат на титульном листе. Там ставится дата ее первичного заполнения (не позднее недельного срока со дня выхода), и в содержательной части, необходимо показать дату начала, чтобы в дальнейшем использовать эту дату, а также дату увольнения для подсчета трудового стажа.

Вполне естественно, что эти даты не совпадают: дата на титульном листе является более поздней по сравнению с датой в содержательной части.

4. В графе 3 делается отметка о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации. Если условие о занятости в конкретном структурном подразделении включено в договор.

Внесение записи в трудовую о приеме на работу в обособленные подразделения организаций

Не содержится указаний в законодательстве о последовательности внесения о выходе работников в обособленные подразделения организаций (филиалы, представительства). При наличии в организации обособленных подразделений кадровое делопроизводство может быть как централизованным, так и децентрализованным.

При централизованном виде кадрового делопроизводства все документы, включая , оформляются и хранятся по месту нахождения головной организации. Децентрализованный вид делопроизводства предусматривает оформление документации в обособленных подразделениях. Применение ее возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения на основании доверенности осуществляет права и обязанности работодателя.

Независимо от вида делопроизводства, при внесении в трудовые пунктов о трудоустройстве в обособленное подразделение в графе 3 раздела "Сведения о работе" должно быть указано наименование этого подразделения (либо в самого пункта, либо при указании наименования организации).

Внесенные данные дублируется в личной карточке работника.

Пример внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу

Ответственность за хранение трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на

  • А. Работника;
  • Б. Работодателя;
  • В. Председателя профсоюзной организации.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Заполнение трудовых

Как оформить назначение ответственного за ведение трудовых книжек?

Оформление назначения ответственного за заполнение трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей ответственность за организацию заполнения, хранения, учета и выдаче книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Таким образом, работодатель (руководитель организации или индивидуальный предприниматель) должен организовать верное и своевременное ведение книжек. А ответственность за заполнение, сохранность, учет и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

Индивидуальные предприниматели сами ведут трудовые книжки работников. В организациях и на предприятиях эти обязанности поручают кому-либо из сотрудников. Кадровикам - при наличии в организации кадровой службы или другим работникам - секретарям, бухгалтерам, менеджерам и т.д., если организация небольшая и не имеет кадровой службы.

В связи с этим действия с в организациях должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и их выдачу.

При наличии в организации кадровой службы обязанности по заполнению трудовых выполняет один или несколько работников этой службы (в зависимости от объема занятости). При этом учитывается необходимость замены временно отсутствующего работника, отвечающего за трудовые (отпуск, болезнь, командировка и т.п.).

Кадровики нередко меняются. А также временно отсутствуют на рабочем месте по болезни или в отпуске. Представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилии работающих в настоящий момент сотрудников. Рациональнее ограничиться только названиями должностей.

Иначе каждый раз при увольнении назначенного на эту должность специалиста придется переиздавать приказ с указанием нового работника. А приказ, не содержащий конкретных фамилий, будет действовать много лет, не требуя периодической замены.

Проект приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками подготавливается кадровой службой. После согласовывается с заинтересованными должностными лицами и после подписания руководителем организации регистрируется в канцелярии (секретариате). Т.к. относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Издание данного приказа обязательно, несмотря на то, что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностную инструкцию работника, ведущего этот документ.

Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки

Пример приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Можно ли сделать запись о незаконченном образовании?

  • А. Да, можно;
  • Б. Нет, нельзя;
  • В. Да, можно, только если этого требует инспектор ГИТ.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Запись в трудовой об образовании

5 правил внесения сведений об образовании работника в трудовую книжку

Действительно, нужно ли вносить о незаконченном (или неполном?) высшем образовании на титульный лист , а после окончания им вуза добавлять о полученном высшем образовании? Или с данными об образовании студента, поступающего на должность, стоит повременить?

Давайте вспомним, что о внесении говорят документы, регламентирующие их заполнение. В частности - когда вообще требуется указать информацию об образовании в трудовой работника?

В п. 9 Правил, изготовления бланков книжки и обеспечения ими работодателей содержится норма. Она гласит, что в трудовую записываются данные об образовании, профессии, специальности только при поступлении на место, требующее специальных знаний или специальной подготовки.

Аналогичное требование содержит п. 2.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек . Причем этим документом предлагаются следующие варианты внесения данных об образовании:

  • основное общее,
  • среднее общее,
  • начальное профессиональное,
  • среднее профессиональное,
  • высшее профессиональное,
  • послевузовское профессиональное образование.

Получается, что Инструкция требует внести в трудовую работника, поступающего в компанию, требующую специальных знаний или специальной подготовки, только о "законченных" этапах образования. Оставляя за скобками те моменты, когда он продолжает обучение на соответствующем уровне.

Работнику, который сразу после школы поступил в институт и пока еще его не окончил, следует внести информацию о том образовании, которое им уже получено, т. е. о среднем общем… Но верно ли это? К ответу на этот вопрос вернемся чуть позже.

А пока для себя отметим, что вносить данные об образовании только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т. п.).

Далее, п. 2.1 Инструкции предоставляет возможность внести в работника информацию о незаконченном образовании соответствующего уровня. Она может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т. п.).

Итак, Инструкция содержит норму об обязательном указании законченного образования. И предоставляет возможность внести студенту данные о незаконченном образовании. Теперь посмотрим, как обстоят дела на практике.

Отметка об образовании до ВУЗа в трудовой

Сначала определимся с тем образованием, которое работник получил до поступления в высшее учебное заведение. Тут возможно несколько вариантов.

Вариант 1. Работник до поступления в высшее учебное заведение получил начальное или среднее профессиональное образование. В этом случае при поступлении в компанию, требующую специальных знаний, следует внести данные о полученном работником образовании. Т. к. при таком варианте развития событий можно говорить о том, что работник обладает теми знаниями, которые пригодятся в его будущей занятости.

После того как работник окончит высшее учебное заведение, информация об образовании будет дополнена на основании полученного диплома.

Для дополнения раздела об образовании предусмотрены специальный порядок. Изменение (дополнение) на первой странице трудовой информации о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся данных (если они уже имеются). Или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных.

Вариант 2. Работник начинает трудиться по своей будущей специальности, и из законченных этапов образования у него за плечами только школа. Если буквально следовать тексту Инструкции, как мы уже говорили, то именно об этом образовании (на основании аттестата) и следует записать на титульном листе…

Но давайте рассуждать шире. Те самые "специальные знания или специальная подготовка", которые требуются от вашего молодого специалиста в его будущем, вряд ли были получены им в среднем общеобразовательном учреждении. Поэтому, на наш взгляд, при этом варианте не стоит вносить данные об уже полученном работником образовании.

Образование в трудовой книжке бакалавра (образец)

Как отметить "Незаконченное высшее" в трудовой книжке

Теперь остановимся на незаконченном высшем образовании и тех ситуациях, когда информация о нем может быть внесена.

Читайте также:

Вряд ли инициатива внесения будет исходить от работодателя. Скорее всего, именно студент, поступающий в компанию по своей будущей специальности, может потребовать, чтобы в его трудовую была внесена информация о незаконченном высшем образовании. Она вносится на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета.

В будущем, когда работник окончит высшее учебное заведение, строка об образовании необходимо будет дополнить, руководствуясь изложенными выше нормами.

Но мы не советуем идти на поводу у работника в этой ситуации. Стоит ли вносить информацию о незаконченном высшем образовании, если работник продолжает учиться (и тому есть соответствующие подтверждения), а окончание вуза "не за горами"? Уверены, что со строкой об образовании в этой ситуации можно повременить, и вот почему.

Причина 1. Инструкция не содержит обязанности работодателя вносить информацию о незаконченном высшем образовании, а только лишь предоставляет возможность внести такую строку на основании соответствующих документов.

Причина 2. Работник может получить не одно образование, а вот соответствующая строка на титульном листе всего одна… И после внесения незаконченного высшего образовании в этой строке элементарно не хватит места, чтобы ее дополнить.

Причина 3. Наконец, законом не предусмотрена ответственность работодателя в том случае, если строка об образовании будет заполнена не при ее первичном заполнении.

Личный документ работника. Нередко на практике бывают такие ситуации, когда работник начинает настаивать на внесении каких-либо данных без которых действительно можно обойтись. Для того чтобы убедить работника подождать, может быть, будет достаточно показать ему, что собой представляет титульный лист и сколько места предусмотрено для написания информации об образовании.

  • Информация об образовании работника указываются только при поступлении на должность, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
  • Информация об образовании работника записываются только на основании надлежаще заверенных документов.
  • Записываются данные о завершенном образовании.
  • Могут быть внесены данные о незаконченном образовании соответствующего уровня.
  • При получении работником нового образования изменение (дополнение) осуществляется путем дополнения имеющихся пунктов или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных.

Пропущенная запись в трудовую книжку:

  • А. Не вносится;
  • Б. Вносится только по желанию работника;
  • В. Вносится сразу же после обнаружения ошибки.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Как исправить запись в трудовой книжке

Как исправить ошибку в наименовании организации?

Путь исправления наименования организации не закреплен в нормативных актах.

Читайте также:

После последнего пункта в разделе «Сведения о работе» проставляются последующий порядковый номер, дата внесения, в графе 3 указывается: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем производится корректная.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» до внесения данных о выходе на работу и награждении указываются наименование организации (п. 3.1, 4 Инструкции). Нумерация не предусмотрена. Поэтому соблюсти общую последовательность внесения исправления в невозможно.

В то же время п. 30 Правил и п. 1.2 Инструкции предусмотрено внесение изменений и исправлений в бланк в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» ошибочных или неточных пунктов. Данная процедура производится путем признания их недействительными и внесения верных.

Ошибку в наименовании организации в трудовой можно исправить так:

  1. В строке ниже неправильной наименования организации в графу 3 «Сведения о работе» внести - «Запись о наименовании организации недействительна».
  2. На следующей строке (ниже) в той же графе 3 указываются в виде заголовков полное и сокращенное (при его наличии) наименования организации.
  3. После внесения исправлений в наименование организации делается пометка о выходе на работу в соответствии с разделом 3 Инструкции.

Образец исправления записи в трудовой книжке о наименовании организации (вариант 1)

Образец исправления записи в трудовой книжке о наименовании организации (вариант 2)

Возможна ли отмена в трудовой книжке предшествующих записей для внесения пропущенной

Любой кадровик в своей практике может столкнуться с ситуацией, когда ему необходимо внести изменения в при ошибке. Например, пропущенную. Например, пропущенной может быть запись о переводе работника на другую работу, о его квалификации или о награждении, произведенном работодателем.

Все пункты о выполняемых задачах, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, записываются на основании соответствующего приказа. Произвести такие записи необходимо не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Читайте также:

  • Увольнение по собственному желанию 2017: запись в трудовой

К тому же лицо, уполномоченное приказом (распоряжением) работодателя, за нарушение установленного порядка несет ответственность, в соответствии с законодательством РФ. Поэтому ответственному сотруднику необходимо внести пропущенную сразу после обнаружения данной ошибки.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку

Многие кадровики считают, для того чтобы внести пропущенную, необходимо сначала отменить предыдущие. А затем уже внести пропущенную и все пункты, которые должны следовать за ней. Объясняют это тем что необходимо соблюдать последовательность дат. Это неверно, так как для отмены, внесенных без ошибок или неточностей, нет никаких оснований.

Кроме того, признать недействительной можно только неправильную или неточную запись.

Внесение пропущенного пункта осуществляется следующим образом:

  • в графе 1 необходимо поставить порядковый номер вносимой записи,
  • в графе 2 указать дату внесения пропущенной,
  • в графу 3 внести пропущенную (без каких-либо дополнений), указав дату "пропущенного" события,
  • в графе 4 - дату и номер приказа.

Образец внесения пропущенной записи в трудовую книжку (о переводе работника на другую постоянную работу)

Заверять пропущенную запись подписью и печатью организации не нужно. При увольнении работника проставляется печать организации, подписи кадрового работника и самого работника будут являться заверением всех данных, которые были внесены за время работы в данной организации.

Срок хранение трудовой книжки, неполученной работником при увольнении:

  • А. До востребования;
  • Б. 5 лет;
  • В. 25 лет.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Обеспечение сохранности трудовых сотрудников

Правила, а также учет бланков, изготовления бланков трудовой и обеспечения ими работодателей утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Правила устанавливают систему учета, ведения и хранения, в том числе и срок, а также порядок изготовления бланков и обеспечения ими работодателей.

Трудовые книжки и дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя.

Ответственность за организацию заполнения, хранения, учета и выдачи трудовых и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за заполнение, сохранность, учет и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом работодателя.

За нарушение Правил должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В целях обеспечения социального страхования работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку:

  • А. В день письменного обращения;
  • Б. Не позднее трех рабочих дней с момента письменного обращения;
  • В. Не позднее пяти рабочих дней с момента письменного обращения.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Выдача трудовой книжки

Долгие годы работники Пенсионного фонда РФ требовали оригинал трудовой для назначения пенсии. А сотрудники отдела кадров компании не имели правовых оснований для выдачи этого документа и не могли избавить компанию от ответственности за его ненадлежащее сохранение.

Чего только кадровики не придумывали, пытаясь найти выход из этой ситуации! Выдавали по запросу на свой страх и риск под расписки будущих пенсионеров, ездили с трудовыми в отделения Пенсионного фонда лично, только чтобы не выпускать их из рук.

А уж сколько книжек не вернулось из этого путешествия за назначением пенсии — то ли по вине нерадивых владельцев, то ли из-за ошибок работников фонда — и не сосчитать… И вот наконец законодательное решение этой проблем найдено. Теперь работодатель не только может, но и обязан выдать работнику трудовую для назначения пенсии. Каков порядок выдачи книжки? В нормативных правовых актах эти вопросы не решены, подскажем вариант.

Без преувеличения долгожданные изменения были внесены в статью 62 Трудового кодекса РФ Федеральным законом от 21.07.2014 № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов „О страховых пенсиях“ и „О накопительной пенсии“».

С 1 января 2015 г. по письменному запросу сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней выдать ему:

  • копии документов, связанных с занятостью;
  • в целях обязательного социального страхования (обеспечения).

Как выдать трудовую книжку для обязательного социального страхования

Нас интересует второй пункт — обязанность выдать книжку в целях обязательного социального страхования, что ранее было запрещено. Поступая на работу, сотрудник сдавал книжку работодателю и мог получить ее обратно только при увольнении. Другого нормативные правовые акты не предполагали.

В связи с нововведениями обязанности появились и у работника. Так, статья 62 ТК РФ дополнена частью 4. В соответствии с которой сотрудник обязан не позднее трех рабочих дней со дня вручения трудовой в органе вернуть ее работодателю.

Обратите внимание

С 1 января 2015 г. для подтверждения страхового стажа работник должен предъявлять подлинник документа, подтверждающего периоды труда по трудовому договору (п. 11 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховой пенсии, утв. пост. Правительства РФ от 02.10.2014№ 1015)

И хотя ТК РФ не перечисляет виды обязательного социального страхования, в целях которых выдается этот документ, понятно, что речь идет прежде всего об обязательном пенсионном страховании. Можно предположить, что соответствующие изменения будут внесены также в административные регламенты по назначению выплат в связи с обязательным социальным страхованием.

И во всех случаях, когда для оформления потребуется оригинал, сотрудник должен будет написать соответствующую бумагу. А работодатель не позднее трех рабочих дней (а лучше, конечно, как можно раньше) — выдать ему трудовую.

Пример оформления заявления о выдаче трудовой книжки

Основная проблема, которую должны решить сейчас специалисты, ответственные за сбережение и заполнение книжек, — это как корректно оформить ее выдачу сотруднику, а затем возврат в организацию. По-прежнему предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой — при его увольнении (прекращении трудового договора).

Как выдать для оформления пенсии

Нужно ли составлять акт выдачи?

Но для этих документов предусмотрена обязательная регистрация, причем вид регистрационной книги предусмотрен нормативными актами. Так, до 1 января 2015 г. данный документ выдавался лицом, ответственным за их учет и выдачу. Только при увольнении и только под подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — Книга учета), бланк которой утвержден пост. Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Однако он не предусматривает выдачи с возвратом в отдел кадров.

Конечно, можно и сейчас при выдаче книжки в графе 12 Книги учета произвести, например, отметку о цели выдачи документа. А после его возвращения заново зарегистрировать прием. Но мы думаем, что это не совсем верный вариант в рассматриваемой ситуации.

Книга учета предназначена для регистрации приема и выдачи бланков в момент приема на работу и увольнения. Полагаем, что для этих целей она и должна использоваться впредь. Тогда в одной строке, оформленной при получении от работника трудовой, будет содержаться вся необходимая информация, включая дату выдачи при увольнении и личную подпись владельца.

Пример оформления книги регистрации временной выдачи трудовых книжек и вкладышей в них

Пример оформления книги учета движения трудовых и вкладышей в них

Такой учетный бланк, кстати, позволит отслеживать, где находится та или иная и когда приблизительно стоит ожидать ее возвращения. Кстати, если за время занятости в компании сотруднику был оформлен вкладыш, выдачи книжки с вкладышем также специально отражаются в обеих Книгах, что мы и показали в приложениях 2 и 3.

Запись о переводе в трудовой книжке работника признана недействительной, в связи с чем он попросил оформить дубликат документа. Кто в этом случае несет расходы на приобретение бланка?

  • А. Работник;
  • Б. Работодатель;
  • В. Руководитель кадровой службы.

Не уверены в ответе? Читайте объяснение ниже

Дубликат трудовой книжки

Предусмотрено несколько случаев выдачи дубликата:

  • выдача дубликата при утере;
  • внесение пунктов, признанных в установленном порядке недействительными;
  • трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, изорвана, испачкана);
  • утеря документа работодателем, в том числе, массовая утрата трудовых работодателем.

Первая страница дубликата (титульный лист) оформляется по общим нормам, предусмотренным для заполнения документа, при этом в правом верхнем углу делается надпись "Дубликат".

Все пункты, внесенные в дубликат, заверяются подписью, печатью работодателя и подписью работника. На титульной странице трудовой делается надпись "Взамен выдан дубликат", после чего возвращается ее владельцу.

Выдача дубликата старой трудовой

Выписка дубликата в каждом конкретном случае имеет ряд особенностей. В случае потери трудовой работником он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту. Не позднее 15 дней со дня подачи такого документа работодатель должен выдать работнику ее дубликат.

Образец заполнения дубликата при утере включает:

  1. Информация об общем стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  2. Информация о работе и награждении (поощрении), которые вносились в по последнему месту.

Как следует из п. 7.1 Инструкции по заполнению дубликат заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 Инструкции.

Общий стаж записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней без уточнения организации, периодов и должностей работника.

Если документы, на основании которых они вносились, не содержат полных данных о занятости в прошлом, то в при заполнении дубликата трудовой при утере записываются только имеющиеся в них данные.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам:

  • в графе 2 указывается дата трудоустройства;
  • в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), а также структурное подразделение и должность, специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную место в той же организации, то об этом также делается соответствующая пометка.

  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 отражается причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные;
  • в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Работодатель ведет трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней, если эта работа является для него основно йст. 66 ТК РФ . Поэтому, чтобы не делать лишней работы, подождите, пока сотрудник отработает 5 дней, и только после этого смело вносите записи в его трудовую книжку. Если же сделать запись раньше, то вот что может произойти.

СИТУАЦИЯ 1. Работник не вышел на работу в день начала работы

Как правило, такой день оговаривается работником и работодателем при заключении трудового договора и указывается в нем. Если же стороны не указали день начала работы в договоре, то работник должен приступить к ней на следующий рабочий день после подписания договор аст. 61 ТК РФ . Именно эта дата и указывается как дата приема на работу в графе «Дата» раздела «Сведения о работе» трудовой книжки и в приказе о приеме на работу.

Если работник в этот день не выйдет на работу, даже по уважительной причине (например, из-за болезни), работодатель может аннулировать с ним трудовой договор без выяснения причи нст. 61 ТК РФ . Тогда придется признавать сделанную запись недействительно й ; .

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ При аннулировании трудового договора необходимо издать соответствующий приказ. Если трудовой договор аннулирован до внесения записей в трудовую книжку, никакие записи в ней не производятся. Если запись о приеме на работу внесена в трудовую книжку до принятия решения об аннулировании трудового договора, то она должна быть признана недействительной в установленном порядке со ссылкой на приказ об аннулировани ип. 30 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ; п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 . Поэтому запись о приеме на работу целесообразно вносить в трудовую книжку после того, как работник приступил к работ е” .

(1) Запись о приеме на работу, внесенную до аннулирования трудового договора, не зачеркиваете.

(2) Указываете дату и номер приказа об аннулировании трудового договора.

Но если компания заинтересована именно в этом сотруднике, она может и подождать, пока работник сможет выйти на работу.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“ Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Аннулирование трудового договора является правом работодател яст. 61 ТК РФ . Если работодатель таким правом не воспользовался, датой приема на работу считается дата начала работы, указанная в трудовом договор е” .

Роструд

СИТУАЦИЯ 2. Работник решил уволиться до истечения 5 дней со дня приема на работу

Работник в день выхода на работу может решить, что работа ему не подходит, и подать заявление об увольнении. Тогда, если в трудовую книжку работника была внесена запись о приеме на работу, придется делать в ней запись об увольнении. Учтите, что в этом случае ничего аннулировать нельзя, даже если он отработает менее 5 дней.

Если сотрудник вышел на работу, в этот день нужно издать приказ о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 и ознакомить с ним работника под роспись в 3-днев -ный сро кст. 68 ТК РФ .